Ilmselt pea iga ettevõte on kokku puutunud küsimusega, kuidas tegutseda nii, et kulud oleksid madalad ja tööprotsessid sujuksid ladusalt ja kiiremini. See on tegelikult vägagi lihtne, kui kasutada pilveteenuste terviklahendust, mis koondab ettevõtte jaoks vajalikud side- ja tarkvaralahendused kokku.
Äriklassi e-postiteenus ja nimelise domeeni loomine ja haldamine, kontoritarkvara programmid (nt Excel, Word) ja litsentsitasud võivad igakuiselt ettevõtte eelarvest moodustada märkimisväärse osa. Sarnase probleemi ees seisis varem ka Tootjavastutusorganisatsioon (TVO), kes igapäevaselt tegeleb pakendijäätmete kokkukogumise organiseerimisega üle Eesti. Tootjavastutusorganisatsiooni juhatuse liikme Kristiina Dreimann-Azojani sõnul soovisid nad paremini ettevõtte kulusid planeerida ja vältida ootamatuid väljaminekuid ning püsikulud kontrolli all hoida. TVO on nüüdseks pea aasta kasutanud Elisa Office 365 Pilvekontor terviklahendust.
Et kuu lõpus poleks pangakontol halba üllatust
“Kontoritarkvara, erinevad litsentsid jms on meile tegelikult suur kulu. Usun, et sellega nõustuvad ka paljud teised ettevõtted. Minu eesmärk oli paremini planeerida igakuiseid väljaminekuid ning Office 365 Pilvekontori terviklahendus on selle juures suureks abiks. Nüüd on mul selgem ülevaade, kuhu igakuiselt raha planeerida ning samuti ei teki ootamatuid üllatusi, kui mõne programmi litsents on aegunud ja seda tuleb kiiresti uuendada. Töö ei saa sellepärast seisma jääda,” selgitas Kristiina Dreimann-Azojan. Ta lisas, et varem kasutasid nad mitut teenust eri pakkujatelt, kuid nüüd esitatakse kogu teenuse eest üks arve. “See teeb ka raamatupidamise tööprotsessi lihtsamaks ja vähem ajakulukamaks.”
Failide edasi-tagasi saatmine on eilne päev
Teine küsimus, millega paljud suuremad ja väiksemad ettevõtted rinda pistavad, on tööfailide, materjalide ja muu info sujuv jagamine. Kaasaegses töökorralduses töötavad inimesed tihti eri asupaikades, vahel ka mitmes erinevas riigis. “TVO töötajad on liikuvad ja kogu aeg ei viibita ühes kohas. See tähendab, et ka infoliikumine ja failide jagamine on väljakutse, olenemata sellest, kas töötajaid on näiteks kolm või 30. TVO-s töötab hetkel seitse inimest.” Ta lisas, et varasemalt ei olnud neil ühtset töökeskkonda, kus infot liigutada. “Saatsime dokumente edasi-tagasi meili teel, mis oli tülikas. Puudus tervikülevaade, milline on faili viimane ja õige versioon ja tuli kõik topelt ülekontrollida. Kokkuvõttes tekitas see palju lisatööd ja muutis protsessi stressirohkemaks kõigi töötajate jaoks.”
Kristiina Dreimann-Azojan lisas, et nad on oma terviklahendusse sisse integreerinud ka raamatupidamise ja projektijuhtimise, mida ettevõtte teenusena sisse ostab. “Väga mugav on, kui saab ka koostööpartneritega infot ühes süsteemis vahetada. Minul kui administraatoril on lihtne jagada uusi õigusi ja ligipääse, kui mõni uus töötaja ametisse asub. Samuti on uuel kasutajal hea ülevaade varasemast ja lihtsam töömaterjalidesse sisse elada,” loetles Dreimann-Azojan Office 365 Pilvekontor terviklahenduse eeliseid.
Säästa raha ja aega
Jüri Teemant, Elisa ärikliendiüksuse juht:
Pilveteenuste terviklahenduse kasutamine kogub ettevõtete seas populaarsust. Nad ootavad hea kvaliteediga soodsat teenust, mis aitab kulusid kokku hoida ja tööprotsesse lihtsustada, olenemata sellest, kas ettevõttes on viis, 50 või veelgi rohkem töötajat. Näeme, et aina rohkem liigutakse teenuse kasutamise, mitte omamise poole, seda nii ärimaailmas kui ka igapäevaelus, kus ilma teeb näiteks Spotify ja muusika voogedastamine. Seetõttu ei soovita enam soetada kalleid Exchange servereid ega kontoritarkvara programme, vaid makstakse nende eest igakuist madalat kuutasu, mis kokkuvõttes võib aidata sadu või isegi tuhandeid eurosid kokku hoida. Lisaks aitab see sujuvamalt korraldada tööfailide jagamist ja infoliikumist, mis tänapäevase aina mobiilsema töökorralduse puhul on esmatähtis.
Loe Office 365 Pilvekontori kohta lähemalt siit.