Rahandusministeerium otsib riigihankega ettevõtet, kes looks vähemalt 230 riigiasutuse kõigile töötajatele iseteenindusportaali, mille kaudu saaks töötaja ilma personaliametniku vahenduseta panna paika oma puhkust, koolitust, lähetusi ja tellida töövahendeid.
«Tahame luua veebiakent, mis võimaldab riigitöötajal otseselt suhelda oma tööandjaga – näiteks puhkusele minek-tulek, lähetustel käimine, töötajatele antud vara üle arvestuse pidamine, koolituste pidamine,» selgitas rahandusministeeriumi asekantsler Marek Helm.
«Kui riigiametnikule on usaldatud mingi vara, ta läheb puhkusele-koolitusele, siis teeb seal portaalis vajalikke toiminguid ja taotlusi, nii et see info läheb ilma inimese vahenduseta kohale majandustarkvarasse, kus tehakse arvestusi, makstakse puhkuse- või lähetustasu, koolitusega seotud kulusid,» selgitas ta.
Portaali loomine on seotud riigi sooviga tsentraliseerida tugiteenused ning koondada kokku finants-, personali ja palgaarvestus.
Helm tõi näite, et praegu koostab rahandusministeeriumis jaanuarikuus iga osakond oma puhkuste kohta Exceli tabeli. Osakondade tabelid kogutakse maja pealt kokku, kooskõlastatakse omavahel, kinnitatakse ja siis hakkab keegi seda sama infot uuesti sisestama majandustarkvarasse. «See kõik on kulu - me võime välja arvutada, kui palju ametniku puhkusele saatmine maksma läheb nende topelttoimingute tõttu,» sõnas Helm.
Portaalis näeks iga ametnik ise, kui palju tal on sel aastal puhkusepäevi, teeb ise taotluse, mis ajal ta puhata tahab, tema juht saab alluvate graafiku üle vaadata, kinnitab selle ja siis lähevad need automaatselt majandussüsteemi. Samamoodi toimiks lähetustele ja koolitustele minek.
Selline automatiseerimine vähendaks ka inimeksituste tõttu tekkivaid vigu. Süsteem võtab kohe arvesse kokku lepitud reeglid-seadused, arvestab pühi, lubatud puhkuse pikkusi jne.
Iga töötaja saab ka kontrollida ja muuta iseenda kohta sisestatud põhiandmeid, justnagu internetipangas.
Kui paljud Eestis riigitöötaja iseteenindusportaali kasutama võiks hakata, sõltub Helmi sõnul sellest, kui hea süsteem saab. «Kohustuslikuks saab seda teha siis, kui see on tõesti atraktiivne, mugav, lihtne. Avalikus sektoris on meil üle 100 000 inimese, eks sellise kasutajate hulgani jõudmine võtab aega,» tõdes Helm.
Küll aga eeldas ta, et riigi keskvalitsus ja riigiasutused umbes 28 000 ametnikuga võtavad selle kasutusse.
«Me teeme selle parima äriloogika alusel, igal juhul püüame tõestada, et see aitab säästa kulusid topelttoimingute ärajäämise arvelt, iga asutuse juht võiks ise aru saada, see on talle parim,» oli Helm portaali tuleviku osas lootusrikas.
Hollandi eeskujul
«Holland on sellise portaali teinud. Neilgi võttis arendus pikalt aega, sest põhiraskus seisneb selles, kuidas suudetakse kokku leppida standardis – see tähendab, et kõik riigiasutused teevad oma toiminguid ühise standardi alusel,» nägi Helm, et ega see üleminek lihtne ilmselt ka meil pole. Holland alustas portaali loomist 2000. aastal ja viie aasta pärast avastati, et ikka ei olnud kokkuleppele jõutud. «Lõpuks nad said sellest üle tugeva poliitilise toetusega ja eelmiseks sügiseks kasutas seda portaali 80 000 riigiametnikku,» sõnas asekantsler.
«Personali- ja palgaarvestusest räägitakse kokku 33 seaduses. Võib eeldada, et kõik need on tehtud eri aegadel, paljuski konkreetsete asutuste jaoks. Nii et standardi kokkuleppimine on eeldus selle portaali loomiseks. Praegu on meie probleem, et iga asutus tähtsustab oma personaalset erisust üle, keskne vaade jääb selle varju,» tõdes Helm.
Portaal võiks tema sõnul esimesed võimalused käima saada juba järgmise aasta algul. «Siis räägime puhkuste, varade ja lähetustega toimetamisest - selles osas on personalitöö koormust kõige rohkem.» Veel aasta hiljem, 2013. alguses tahetakse käima panna koolituste ja töövahendite tellimiste osa.
Riigihange toimub kaheetapiliselt - kõigepealt toimub võistlev dialoog, mille käigus otsitakse parimaid ideid-praktikaid, toetudes ka erasektori kogemustele. Portaali väljatöötamise hinda ei julgenud Helm prognoosida.