Ministeeriumid tegelevad lähetuste hea tava paika panemisega
23. mai 2012, 23:36
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium, mille haldusalasse jääva maanteeameti juhid ületasid hiljuti uudisekünnise kirevate lähetustega, pani nüüd paika lähetuste hea tava, mis seab allasutustele selged reeglid. Lähetuste korraldamise vaatavad üle ka sise- ja haridusministeerium.
«Lähetuste korraldamise hea tava valitsemisala riigiasutustes kinnitati, sest ministeerium leidis, et olgugi, et kõigis valitsemisala riigiasutustes on kehtestatud asutusesisesed teenistus- ja töölähetuste korrad, peaksid mõned üldisemad aspektid olema fikseeritud valitsemisala üleselt,» seletas ministeeriumi eelarvetalituse juhtivanalüütik Helena Siemann.
«Kehtestatud valitsemisala lähetuste korraldamise hea tava sõnastab mõned juhtnöörid selleks, et asutused käituksid teatud asjus ühte moodi,» lisas ta.
Käskkirjas seisab, et soodsaimate lähetusega seotud kulude (näiteks sõidu-, majutus- ja kindlustuskulud) väljaselgitamiseks tuleb võtta vähemalt kolm hinnapakkumist.
Siemann seletas, et asutustes on tavaliselt määratud vastavad ametnikud, kes tegelevad lähetuste korraldamisega ja vastutavad selle eest. Nemad kontrollivad ka, et pakkumiste seast valitaks soodsaim.
Kõik lähetuse korraldamisega seotud dokumendid, näiteks kutsed, päevakavad, hinnapakkumised, kuludokumendid ja aruanded, peavad olema sisestatud asutuse dokumendihaldussüsteemi, et neid oleks vajadusel lihtne leida.
«Ministeeriumis ja valitsemisala riigiasutustes kehtib elektroonilise dokumendihalduse nõue,» seletas Siemann. «See tähendab, et kõik asutuste tööd puudutavad dokumendid, sh lähetuste korraldamisega seotud dokumendid, tuleb registreerida ning menetleda dokumendihaldussüsteemis. Elektrooniline dokumendihaldus lihtsustab vajadusel ka tehingute kontrollimist.»
Veel on nõutud, et kui minnakse lähetusse varem või naastakse lähetusest hiljem, kui on vajalik tööülesannete täitmiseks (vahetult lähetuse ette või järele jääb nädalavahetus), siis ei tohi lähetust pikendavad päevad tuua tööandjale kaasa lisakulutusi.
Kui lähetus ühildatakse puhkusega, näiteks jääb teenistuja või töötaja peale lähetuse lõppu puhkusele ega naase kohe lähtekohta, siis ei loeta tagasisõidupiletit lähetusega seotud kuluks.
«Kõigil valitsemisala asutustel on kehtestatud asutusesisesed teenistus- ja töölähetuste korrad – võib-olla mõned asutused peavad oma kehtivat korda täpsustama, aga mõnel asutusel ei ole vaja midagi muuta,» kirjeldas Siemann uue dokumendi võimalikku mõju.
Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium on hiljuti lähetuste temaatikaga palju tegelenud. Ministeeriumi haldusalasse jääva maanteeameti kõrged ametnikud käisid lähetuses Šveitsis suusatamas ja külastasid Genfi autonäitust. Ministeeriumi hinnangul ei olnud lähetus säästlik ega otstarbekas ja osalemine ÜRO konverentsi töögruppides oli vaid reisi ettekäändeks.
Lähetuste teemaga tegeleb ka siseministeerium. Veel käesoleval aastal on plaanis ühtlustada ministeeriumi valitsemisala siseteenused kõikides asutustes ja ühtlustatavate siseteenuste nimistusse kuulub ka välislähetuste korraldamise teenus.
«Selle tulemusel peab lähetuste korraldamine kõikides valitsemisala ametites standardseks ja võrreldavaks,» kinnitas ministeeriumi avalike ja välissuhete osakonna juhataja asetäitja välissuhete alal Triin Toompuu. «Kõik lähetuskorraldusega seotud materjalid ja sisuline aruanne tuleb lisada lähetuskorraldusele elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.»
Haridus- ja teadusministeeriumi avalike suhete osakonna konsultant Rein Joamets rääkis, et senine juhend on uuendamisel ning sinna on kavas sisse viia ka nn «hea tava» soovitused.
«Samuti on kavas juhendis eraldi rõhutada nõuet, et lähetuste kooskõlastajad kaaluksid lähetustaotluse kinnitamisel lähetuse otstarbekust tehtavate kulutuste ja saadava kasu seisukohast,» kinnitas ta. «Kõik lähetusega seotud dokumendid kantakse elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi, reiside tellimisel võetakse hinnapakkumised.»
Sotsiaalministeeriumi pressiesindaja kinnitas, et ministeeriumi lähetuste korras on muu hulgas välja toodud taotluse koostamise, esitatavate dokumentide, reisiteenuse valiku, lähetusse mineku kooskõlastamise kord, aruandluse kord jne.
Sätestatud on ka, et kui reisi kogumaksumus kõigi taotlusel märgitud inimeste kohta kokku ületab 2500 eurot, tuleb teenuse ostmiseks võtta kolm pakkumist. Lähetuse korra täitmise üle teostatakse regulaarset kontrolli, kinnitas pressiesindaja.
Kultuuriministeeriumi avalike suhete nõuniku Nele Meikari sõnul on kultuuriministeeriumis lähtutud lähetuste korraldamisel alati heast tavast ning mõistlikkusest, mistõttu pole eraldi dokumendi koostamist vaja olnud.