«Vahetasin töökohta möödunud aasta augustis. Endine tööandja kasutab aga siiani minu nimega e-posti aadressi. Kas mul on õigus nõuda, et see kinni pandaks?» küsis lugeja.
Lugeja küsib: kas endine tööandja võib edasi kasutada minu nimega meiliaadressi?
16. jaanuar 2017, 16:28
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Vastab andmekaitse inspektsiooni peadirektor Viljar Peep.
Üsna sageli soovivad tööandjad peale töötaja lahkumist tema töösuhtluseks loodud e-posti aadressi kasutusse jätta. Peamise põhjendusena tuuakse välja, et ettevõtte kliendid ja koostööpartnerid võivad ka edaspidi kirjutada varasemal kontaktmeiliaadressil ning nende kirjad ei jõuaks sel juhul ettevõttesse kohale. Peale töösuhte lõppu ei ole aga tööandjal ilma töötaja nõusolekuta enam õigust tema e-postkasti avatuna hoida ning see tuleb töösuhte lõppemisel kohe sulgeda.
Kui endine töötaja avastab, et tema nimega e-posti aadress on ettevõttes jätkuvalt kasutusel, on tal loomulikult õigus nõuda, et see suletaks. Ei ole ju tal endal peale töösuhte lõppu enam sellele ligipääsu ning tal puudub kontroll selle üle, et tema nime alt kirju välja ei saadeta. Samuti ei saa kunagi välistada, et endise töötaja e-posti aadressile saadetakse isikliku sisuga kirju, mis ei ole mõeldud tööandjale ega kolleegidele lugemiseks. Selliselt tekib e-postkasti avatuna hoides oht ka kolmandate isikute privaatsusele.
Väga erandlikul juhul võib e-postkasti kokkulepitud aja veel avatuna hoida, kui selleks on saadud töötaja nõusolek. Vajadus seda teha peab olema selgelt põhjendatud ning selline üleminekuperiood peab olema võimalikult lühike. Tasub meeles pidada, et töötaja võib oma nõusoleku igal ajal ka tagasi võtta.
Samuti võib töösuhe lõppeda ootamatult ja sellisel viisil, et töötajaga ei ole võimalik enam midagi kokku leppida (näiteks töötaja surm, konflikt). Seetõttu soovitame tööandjatel alati e-postkasti sulgemisega ning sealt vajaliku info mujale salvestamisega seotud asjaolud reguleerida kas töölepingus või töökorraldusele kehtestavates eeskirjades. Sarnaselt peaks olema ettevõttesiseselt reguleeritud ka muud e-postkasti kasutamisega seotud küsimused.
Klientide, koostööpartnerite ja teiste kirjasaatjate informeerimiseks saab seni, kuni töötaja veel tööl on, saata teavituse (näiteks automaatvastusena), et see meiliaadress suletakse ning anda info, millisele aadressile peaks edaspidi kirjutama. Sel moel on tööandjal võimalik vältida probleeme endiste töötajatega ning ühtlasi ka tööprotsessid sujuvaks muuta ja ennetada olukorda, kus töötaja lahkumise tõttu kliendid-koostööpartnerid enam ettevõttega ühendust ei saa.