Mis on e-arve?
Kuigi Eestis saadetakse enamik arveid PDF’i kujul ja elektrooniliselt e-kirja teel, ei ole sel juhul tegemist e-arvetega.
Tõelised e-arved on masinloetavad ehk need on failid, mis on koostatud ühtse standardi alusel ning mis liiguvad otse arve koostanud ettevõtte majandustarkvarast arve saaja omasse.
Seega on e-arve tegelikult lihtsalt infokogum, mida süsteemide vahel vahetatakse. Loomulikult saab selle info ka tavapärase arve kujul arvuti ekraanile manada ning vajadusel ka välja printida, kuid tõelise e-arve olemus on siiski arvete saatmine masinalt masinale ning automaatne sisestamine. Näiteks Soome, Rootsi ja Norra on e-arveid juba aastaid kasutanud ning on tõestatud, et selline idee on mõistlik ja süsteem toimib. Nimetatud riikides esitavad ettevõtted riigile ainul e-arveid.
Miks e-arve kasulik on?
Peamine ja kõige suurem e-arvetest saadav kasu on ajavõit. Praegu levinud PDF-arvete käsitlemine on tegelikkuses üsnagi ajamahukus. PDF-arvel olev info tuleb ju peale selle saamist raamatupidajal käsitsi programmi sisestada. Sageli eelneb sellele veel printimine. Seega võib ajavahe PDF-arve ja e-arve võrdluses olla üsna arvestatav. Eriti oluline on see juhul, kui arveid millega peab tegelema on sadu või isegi tuhandeid. Seega vähendab e-arvete kasutuselevõtt raamatupidajate töökoormust ning toob kokkuhoiu kuludes.
E-arvetele üleminek ning ka nende igakuine saatmine on seotud kindlasti märkimisväärsete kuludega, kuid see ei ole siiski võrreldav kokkuhoitava tööjõukuluga. Lisaks ei saa e-arved “kaduma” minna, kuna infovahetus toimub otse süsteemide vahel. Samuti ei teki e-arvete kasutamisel inimlikust faktorist põhjustatud vigu, nagu näiteks vead andmete sisestamisel või maksetähtaja jälgimisel.
