Hea soovituskiri on aus, autentne, inimese võimeid ja oskusi konkreetselt kajastav dokument.
Soovituskiri peaks rõhutama kandidaadi häid külgi
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Soovituskiri võib olla nii ametlik kui ka mitteametlik. Esimese puhul on kirja vorm ja sisu rangelt ette määratud, teise puhul mitte. Soovituskirja peaks koostama inimene, kes omab vahetult informatsiooni kandideerija kohta, s.t on olnud viimasel paaril aastal soovitatavaga ametialastes suhetes (ülemus, kolleeg, juhendaja, õppejõud) ja on isiklikult teadlik tema tööalastest saavutustest ning iseloomuomadustest.
Kindlasti peaks soovituskirjas ära tooma üldinfo soovitaja kohta (tiitli, postiaadressi, kontakttelefoni ja e-posti aadressi) ja lisama soovitatava aadress-koordinaadid. Soovitaja peab olema valmis selleks, et tõenäoliselt võetakse temaga reaalselt ka ühendust.
Soovituskirja alguses võib kirja väljastanud ettevõtet või organisatsiooni tutvustada. Ära tuleb märkida töötaja staa nimetatud ametikohal, tema karjäär ja koostaja alluvussuhe soovitatavaga. Seejuures ei tohi olla soovitajaks perekonnaliikmed, sugulased ega isiklikud sõbrad.
Kajastab töökogemust
Hea soovituskiri peab kajastama inimese kommenteeritud töökäitumist, teadmisi, professionaalseid oskusi, tööharjumusi, võimeid ja isiksuseomadusi. Viimastest võib nimetada (muidugi olemasolu korral) kas vastutusvõimet, pinge- ja stressitaluvust, empaatiavõimet, vastutustundlikkust, usaldatavust, initsiatiivikust, tähelepanelikkust või tasakaalukust.
Rõhutada tuleks töötaja kogemusi antud valdkonnas. Juhul kui töötaja asub tööle uues ametis, peaks soovituskirja autor välja tooma eeldused, mis tema arvates võimaldavad töötajal uuel ametipostil edukalt hakkama saada.
Kiri peaks kajastama ka inimese üldiste oskuste taset nii suhtlemises (sh kirjalikus kommunikatsioonis), koostöös, konfliktolukordade lahendamisel kui ka kollektiiviga üldises läbisaamises. Soovitav on ära märkida ka inimese osalemisaktiivsuse määr nii asutusesisestes kui -välistes ettevõtmistes ning tema muud võimed.
Mitu soovitajat
Lõpus kinnitab soovitaja, et on veendunud töötaja sobilikkuses antud ametikohale. Juhul kui soovituskiri kirjutatakse endise töötaja tungival palvel, on seegi mõistlik ära märkida. Soovituskiri ei tohiks tavaliselt olla pikem kui üks lehekülg, juhul kui pole nõutud teisiti.
Üldjuhul on soovituskirjad positiivse iseloomuga. Negatiivse info kajastamisel on hea seda esitada positiivses või neutraalses vormis, viidates näiteks kolmandatelt osapooltelt saadud tagasisidele.
Kasulik on esitada soovituskirju nõutust rohkem. Soovituskirjade «normi» arv kõigub riigiti, USAs peetakse näiteks loomulikuks, et inimesel on ette näidata 4-6 soovituskirja.