Näide: Vaatamata sellele, et projekti esitamise tähtaeg lõppes eelmisel nädalal, pole Tiina ettevõttele vajalikku projekti rahastajatele esitanud. Kuigi naine saab oma tööga hakkama, on tal olnud probleeme tähtaegadest kinnipidamisega. Olen rääkinud nii ilusti kui ka korralikult läbi sõimanud miski ei aita! Kuidas peaksin rääkima, et sellest oleks ka kasu?
Vigadele osutades peab sõnumi läbi mõtlema
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Konstruktiivse tagasiside andmise oskus on tänapäeva juhile üks olulisematest suunamise, juhtimise ja mõjutamise viisidest. Rääkimine töötajatega vajakajäämistest nende töös on juhile kaunis keerukas.
Tähelepanu või tagasiside puudumisel võivad osad töötajad hakata sihilikult käituma viisil, mis tekitavad ettevõttes negatiivse olukorra või pinge, otsides enesele seeläbi tähelepanu. Sellise töötajate grupi moodustavad tavaliselt silmatorkamatud keskastme töötajad.
Sõnumi ettevalmistamine
Esimeseks sammuks konstruktiivse negatiivse tagasiside andmisel on sõnumi ettevalmistamine.
Kui oled otsustanud töötajaga rääkida, mõtle läbi, kus ja kuidas seda teha, kaalu suhtumist temasse. Iga töötaja on kindlasti väärt võimalust arendada end konstruktiivset tagasisidet saades ning tulemuslik tagasiside mõjutab lõpptulemusena positiivselt sinu töötajate enesetunnet ja motivatsiooni.
Järgmiseks mõtle läbi, kas sinu kriitika on konkreetne. Kriitika andmisel pole kasulik n-ö diagnoosida, sildistada, laskude väitlustesse ega analüüsida töötaja isiksust või iseloomu. See viib töötaja kaitsepositsiooni ega võimalda tal keskenduda olukorra mõistmisele.
Olles tutvustanud töötajale teemat, millest soovid temaga rääkida, anna negatiivne tagasiside, lähtudes konkreetsest kahjust ja enda tunnetest.
Kehtestav sõnum peaks sisaldama olukorra hinnanguvaba kirjeldamist ning konkreetset kahju. Näiteks: «Ma tahan sinuga rääkida projektist, mis pidi olema esitatud rahastajatele eelmise nädala lõpuks.
Tänase päeva seisuga pole sa seda esitanud. Kuna pole võimalik taotlust hiljem sisse anda, siis see ärritab mind, sest meie ettevõte ei saa enam hiljem sellest fondist masinate soetamiseks toetust taotleda.»
Olulisuse rõhutamiseks võid lisada: «See on meie firmale oluline, kuna meil pole võimalik nende masinateta tööd efektiivselt korraldada.» Seejärel küsi oma negatiivsele tagasisidele vastust: «Kuidas sa seda kommenteerid?»
Kuna negatiivse tagasisidega kaasnevad sageli tugevad emotsioonid, tuleks järgmise sammuna aktiivselt kuulata.
Siinkohal tekibki just kõige sagedamini terav konflikt, kuna enamasti laskub kriitika saaja negatiivsest tagasisidest häirituna teemat mittepuudutavatesse asjadesse või hakkab juhi üle kohut mõistma: «Ega sa ise parem pole, jäid samuti eelmisel aastal hiljaks oma aruannete esitamisega!»
Rõhk tulevikule
Selliseks olukorraks peab juht end eelnevalt emotsionaalselt ette valmistama. Sellist vastupanu kohates peegeldab juht vaid töötaja öeldut ning lausub uuesti oma kehtestava sõnumi. Ei tohiks aga töötajaga vaidlustesse laskuda ega hakata selgitusi andma.
Kui emotsioonid on raugenud ning töötaja mõistnud sinu tagasiside tegelikku sisu, palu talt ettepanekuid, mis võimaldaksid olukorda viia soovitud muutusteni: «On sul mõni mõte, kuidas seda olukorda lahendada saaks?», «Mida sa saaksid teha, et tulevikus sellist olukorda ei tekiks?» Tagasiside rõhuasetus olgu suunatud tulevikumuutustele.
Ja lõpuks näita juhina töötajale otsest kasu, mida muutus talle kaasa tuua võiks, ning tunnusta teda, tuues välja midagi sellist, mis sulle meeldib see võimaldab töötajal mõista, et juhil pole midagi tema kui isiku vastu.