IT-kolimise kolm pingelist päeva

Ühel keskmisel Eesti firmal seisab IT-kolimine varem või hiljem ees – arenev ettevõte peab ühel ilusal reedel serveril juhtme seinast tõmbama ja uutes ruumides esmaspäevast kogu infosüsteemi jälle laitmatult tööle saama. Kas järgneb sinine esmaspäev ja tööseisak või sujub kõik klientidele märkamatult, selle määrab juba kolimisprojekti edukas läbiviimine ja IT-kolija kogemus.

Ei kolita mitte ainult arvutikaste, printereid ja servereid, vaid ka teenuseid. Infosüsteemi uude kohta viimise edukus sõltubki sellest, kui hästi asjad ja teenused asukohta vahetades taas tööle saadakse.

«Kui kuskilt kostab sõna «server», maksab kolimisse kindlasti kaasata ka IT-partner,» soovitab palju erinevaid IT-kolimisi läbi viinud MicroLinki PC teenuste tiimijuht Aivo Vahtrik.

Kui arvuteid on palju, on vaja leida neile sobivad pakendid, sest kolitaval firmal tavaliselt enam neid suuri pappkaste alles pole, millesse seadmed uuena olid pakitud.

Lauaarvutid pannakse kastidesse nii, et juhtmed jäävad külge. Siis pole pärast mõistatamist, milline ots kuhu käis. Kui aga kaablid on juba vanad, on õige aeg need kolimise käigus uuemate vastu vahetada. Nii pole hiljem probleeme, mille põhjust on katkistest juhtmetest üliraske avastada.

IT-kolimise projektijuhti ametit õige mitu korda pidanud Aare Vahtrik MicroLinkist teab, et kolimisel võivad määravaks saada pisiasjad, mis kogu ülejäänud protsessi peatavad: «Kui on kolimine, siis olgu ainult kolimine. Ei maksa mitut asja korraga teha. Näiteks pole hea kogu ITd kolimise hetkel välja vahetama hakata.»

Vahtrik liigitab infosüsteemi kahte ossa – mida maksab välja vahetada ja mida mitte. Nendel asjadel on lihtne vahet teha: vahetada võib asju, mis ei mõjuta kogu ettevõtte tööd, need vanad asjad aga, mis mõjutavad kogu firmat, tuleb kolimisel alles jätta.

Näiteks aeglasi töökoha-arvuteid, vanu kaableid ja võrku on mõistlik kolimise ajal uuendada, probleemide vältimiseks tuleb aga uude kohta kaasa võtta vanad võrguprinterid, serverid ja tarkvarakeskkond. Kui neid aga siiski soovitakse vahetada, võib seda teha hiljem, kui uues kontoris juba kõik sujub.

Kolimispartneri suurus on määrav

IT-kolimispartneri valikul tuleb arvestada, et kolimisprojekt pole standardteenus.

Tavaliselt tuleb kasutada palju partnereid ja oluline on, et mööblikolija teeks koostööd IT-kolijaga. Seega peaks kolimisfirmal olema partneriks IT-firma või vastupidi – IT-firmal hea partner, kes korralikult pakitud arvutitehnika kahjustusteta uude kontorisse oskab vedada.

Suurim hirmuunenägu, mida firmajuht enne kolimist näeb, on arvatavasti see, et pärast kõige kolimist uude töökohta süsteem ei käivitu. Server lülitatakse sisse, kuid midagi ei juhtu. See on etapp, kus riistvara on kolitud edukalt, kuid teenused mitte. Mis saab edasi?

Seda olukorda tasub arvestada IT-firmaga lepingut sõlmides. Teenusleping määrab ära, mis on kolija vastutus ja kelle raha eest vahetatakse välja kolimisel katki või kaotsi läinud seadmed.

Siin tuleb mängu ka IT-kolimist pakkuva firma suurus – kui uues kohas ei tööta näiteks mõni oluline võrguseade või on kadunud hulk juhtmeid, on suuremal IT-firmal kergem asendust leida. Kogenud IT-kolija teab ette, palju vajatakse varujuhtmeid ja mis pikkusega neid tavaliselt vaja läheb, milliseid varuseadmeid maksab igaks juhuks valmis panna, kuidas instrueerida töötajaid enne kolimist ning kui palju ja kuhu peaks sisekujundaja töökohtadel paigaldama näiteks pistikuid.

Eriti haprad on kolimise suhtes juhtmed. Erilist hoolt nõuab liigutamisel ka server. Oluline on teha sellele kontrollrestart vanas töökeskkonnas (aga miks ka mitte ka PCdele), soovitab servereid kolinud MicroLinki süsteemiadministraator Urmas Kuusk. Siis on kindel, et väljalülitatud seade uuesti sisse lülitades tõesti ka tööle hakkab.

Firmajuhti ja ka töötajaid tavaliselt ei huvita süsteem, vaid konkreetsed teenused-rakendused, mis peavad kindlasti töötama, rõhutab Vahtrik. Seetõttu on kasulik kokku leppida, millised rakendused peavad kindlasti töötama näiteks esmaspäeva hommikul ja millise graafikuga peavad asjad korda saama sealt edasi.

Kuidas tasuda IT-kolimise eest?

Raha tuleb kolimisel tavaliselt kulutada kahe skeemi järgi: makstes tükihinna ja teise, suurema osa moodustab kolijate küsitud tunnihind. Lõppeesmärk on aga üks: viia IT-süsteem uude kohta ettenähtud aja jooksul ja nii, et see seal probleemideta tööle hakkaks.

PCde liigutamise eest vanast kohast uude küsitakse tavaliselt tükihinda. Tunnihinnaga on seadistamine, testid, ühendamine.

IT-partnerilt tuleb nõuda täpset dokumenteerimist: mis ajal mida tehti, palju kulus aega ja spetsialiste.

Kui tingimused muutusid, tuleb kindlasti ka see kirja panna koos põhjusega, kellepoolne muutus see oli. Kui tellija muudab oma plaane ja see läheb kallimaks, siis mõistagi maksab tellija. Kui vastupidi, siis on IT-kolija mure lisakulutused katta. Igal juhul maksab kolimisel arvestada ka ettenägematute kulutustega, sest asjade liigutamisel kipub ikka midagi rebenema, kriimustuma või purunema.

Peavalu reedest esmaspäevani

Tavaliselt algab kolimine reedel. Selleks ajaks on tehtud serveris tagavarakoopiad ja üle kontrollitud, kas need ikka töötavad, IT-kolija või firma projektijuht on jaganud töötajatele instruktsioonid ja kokku on lepitud kellaaeg, millal server seiskub.

Selleks päevaks on ka uues kontoris kõik sissekolimiseks valmis. Asjadele kleebitakse peale nimesildid või numbrid, keegi ühtki juhet ise oma töökohal lahti ei ühenda. Siis tulevad spetsialistid ja hakkavad asju pakkima.

Vahtrik rõhutab, et üks olulisematest asjadest, mida uues kohas maksab kontrollida, on võrk. Projektijuht peab olema saanud akti, et võrk on testitud ja kõik toimib nii elektri- kui andmesidevõrgus. Töötajatel ei tohi lasta pärast kolimist laudu nihutada või kohti vahetada.

Kui vanas kontoris on server seinast välja tõmmatud, pakitakse kokku kõik töökohaarvutid. Serverit maksab pakkida erilise hoolega – pole harvad juhtumid, kus firma IT-juht või serveriadministraator ei luba seda kellelgi teisel transportida ja viib isiklikult uude kohta. Kui aga kolimist teeb IT-partner, pole põhjust ka serveri pärast muretseda – IT-firmal on selle transportimisel kindlasti palju suuremad kogemused kui mis tahes tavalisel firmal.

Uues kohas pannakse kõigepealt paika töökohtade mööbel. Siis asetatakse arvutikast kohta, kuhu see on ette nähtud – isegi sellisel pisiasjal, kas arvuti on laua all või laua peal, võib olla oluline tähtsus. Valesse kohta ei pruugi juhtmed enam ulatada. Ja millalgi pühapäeval, kui asjad tunduvad kõik oma kohal olevat, algab test.

Sinine esmaspäev

Kolimisjärgne esmaspäev võib põhjustada peavalu. Tavaliselt ei laabu kõik probleemideta, kuid hea projektijuhtimisega saab vältida suuri probleeme.

Esmaspäeval on firmas kohal ka täiendav arvutitugi, kes abistab lõplikku testijat – lõppkasutajat. Kuigi administraatorid on nädalavahetusel kõik töökohad juba üle kontrollinud, on iga töötaja sisselogimisel natuke teine olukord ja reaalses elus selgub, kas kõik läks õnnelikult.

Töö võib olla nädala alguses küll veidi häiritud, kuid edukal kolimisel on häired vaid IT-süsteemist mittesõltuvatel põhjustel. Enamik muredest on ikkagi seotud inimestega ja nende kohanemisega uues olukorras. Mida rohkem on IT-süsteem vana sarnane, seda valutumalt kolimine läheb ja kiiremini uues kohas harjutakse.

--------------------------------------------

IT-kolimise projekti etapid

• Projektijuhi määramine

• Vastutuspiirkondade määramine

• Planeerimine: ajakava fikseerimine, kolitava riistvara ja teenuste nimekiri, paigaldusplaan

• Vajaliku ressursi leidmine

• Sobiva kolimispakkumise valimine

• Kriitiliste projekti sõlmpunktide kontroll

• Võrgu ettevalmistus uues kohas

• Riistvara test vanas kohas

• Riistvara pakkimine ja kolimine

• IT-süsteemi test uues kohas

• Teenuste alustamine

• kasutajatest ehk IT-süsteemi testimine reaalses töökeskkonnas

--------------------------------------------

Kuidas valida IT-kolijat

• IT-kolijal peab olema usaldusväärne kolimisfirmast partner, kes korraldab hästi ka muude asjade kolimise.

• IT-kolimisteenuse pakkuja peab olema piisavalt suur, et pakkuda lahendusi probleemide korral (asendusseadmed, tarkvara häälestus, juhtmete ühendamine jne)

• Teenusepakkujal peavad olemas olema vajalikud spetsialistid: serveriadministraatorid, projektijuhid, võrgu-, tarkvara-, turva- ja PC-spetsialistid.